شناسایی و مستندسازی فرآیندهای امورمالی

با عنایت به آنکه یکی از اهداف اصلی مدیریت ارشد دانشگاه باز تعریف و معماری فرایندهای مالی دانشگاه می باشد. از آبان ماه سال 1396و پیرو ابلاغ معاون محترم اداری و مالی دانشگاه کمیته تخصصی  مستندسازی فرایندهای مالی تشکیل گردید.

          1- شناسایی و مستندسازی فرایندهای مالی موجود

          2- تجزیه و تحلیل و شناسایی نقاط ضعف و قوت وضعیت موجود

          3- ارائه پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود وضع موجود

          4- طراحی فاز مطلوب

          5- استقرارنظام  جامع مالی در دانشگاه

اقدامات انجام شده در دانشگاه اصفهان

الف)  شناخت رویدادهای مالی

در این مرحله ابتدا ازطریق مصاحبه با مسئولین وکارشناسان واحدهای مختلف ، نسبت به تهیه نسخه اولیه فاز شناخت(تعداد 270 فعالیت ) با شرح و ترتیب ذیل اقدام گردید.

1. فاز شناخت فرایندها و پرداختهای پرسنلی

2. فاز شناخت رویدادهای مالی مرتبط با درآمدهای اختصاصی در واحدهای مختلف دانشگاه

3. فاز شناخت مراحل انعقاد قراردادها

4. فازشناخت رویدادهای مالی مرتبط با فعالیتهای عمرانی و دفتر فنی دانشگاه

5. تهیه و تکمیل فاز شناخت رویدادهای مرتبط با انبار و اموال

        در گام بعد  کمیته تخصصی مستند سازی فرآیند های مالی با  بازخوانی و بررسی فرم های مصاحبه انجام شده در خصوص شناخت فعالیت ها و رویداد های مالی  نسبت به بازنویسی و تنظیم نسخه نهایی فاز شناخت  بر اساس فرمت مشخص اقدام نمود. شایان ذکر است  کمیته تخصصی در این مرحله با دعوت از کارشناسان  و روسای ادارات و واحد های مالی از نقطه تظرات کارشناسی در تکمیل فاز شناخت استفاده نمود

ب) تجزیه و تحلیل فاز شناخت

        کمیته تخصصی مستند سازی فرایند ها ی مالی بر اساس مفروضات اولیه (به شرح ذیل ) نسبت به بررسی ،تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت وضعیت فعلی اقدام  نمود

مفروضات پایه در طراحی سیستم جامع مالی:

         1-کاهش و حذف فعالیت های موازی و زائد

         2-شناسایی و ثبت رویداد های مالی در سیستم جامع و یکپارچه مالی

         3-کاهش فعالیت های دستی و افزایش سرعت انجام کار

         4-افزایش کنترل های داخلی

         5-افزایش کارایی و بهره وری از طریق تسهیل در  امکان گزارش دهی متنوع از داده های مالی

         6- برقراری ارتباط سیستمی  واحد های امور مالی با واحد های دیگر دانشگاه به منظور امکان اخذ اطلاعات در حداقل زمان ممکن

         7- ایجاد بانک اطلاعاتی ازکلیه داده های مالی و غیر مالی به منظور امکان اخذ گزارش های مدیریتی

        8- انجام زمان سنجی و کارسنجی رویدادهای مالی در ادارات و واحدهای مالی

         لازم به توضیح است همزمان با تهیه فرمت فاز شناخت طراحی و تهیه مدل و نمودار های فرایند های احصا شده در محیط BPMN انجام پذیرفت .

ج ) پیشنهادهای اصلاحی  بهبود وضع موجود

از آنجا که در چشم انداز طراحی فاز مطلوب، تهیه سیستم یکپارچه و جامع مالی ضروری بوده  و استقراراین سیستم با توجه به  ارتباط آن با واحدهای مختلف دانشگاه  زمانبر  میباشد، لذا کمیته  تخصصی براساس امکانات و مقدورات موجود، نسبت به ارائه راهکارهای بهبود وضع کنونی به (با فرض تحقق پیش فرض های فوق )  به شرح ذیل و به معاون محترم اداری و مالی دانشگاه اقدام نمود.

           1- اصلاح فرایند پرداخت حق التدریس و پایان نامه

در این خصوص پیشنهاد گردید از طریق طراحی وب سرویس اطلاعات پرداخت حق التدریس و پایان نامه از سامانه گلستان فراخوان و در نرم افزار امور مالی ثبت گردد. به این ترتیب ضمن کاهش احتمال و ریسک خطا ،اطلات پایه در نرم افزار گلستان درج و ازطریق ایجاد دسترسی در معاونت آموزشی اطلاعات نهایی بصورت سیستمی در اختیار امور مالی قرارمیگیرد.

          2-صدور اتوماتیک اسناد حسابداری پرداخت های پرسنلی از اداره حقوق و دستمزد توسط اداره اعتبارات و تنظیم حسابها

از انجا که میزان قابل توجه ازاسناد حسابداری مربوط به پرداخت های پرسنلی میباشد با ایجاد امکان صدور سند حسابداری  از نرم افزار حقوق و دستمزد در نرم افزار مالی حجم قابل توجه ازوقت ونیروی کارشناسی که مصروف به ورود اطلاعات در دو سیستم میگردد ذخیره و در تجزیه و تحلیل داده ای مالی استفاده میگردد.

         3-صدور اتوماتیک اسناد شناسایی درامدهای اختصاصی از سامانه گلستان

         4-پیشنهاد ایجاد واحد نظارت مالی و کنترل های داخلی

         5-ساماندهی درگاه های اینترنتی وصول درآمد درپورتال دانشگاه

         6-اساقرار سامانه قراردادها

د) طراحی و تنظیم فاز مطلوب