۱۴۰۲ يکشنبه ۱۳ اسفند

فرايند هاي امور مالي

شناسایی و مستندسازی فرآیندهای امورمالی

 

با عنایت به آنکه یکی از اهداف اصلی مدیریت ارشد دانشگاه باز تعریف و معماری فرایندهای مالی دانشگاه می باشد. از آبان ماه سال 1396و پیرو ابلاغ معاون محترم اداری و مالی دانشگاه کمیته تخصصی  مستندسازی فرایندهای مالی تشکیل گردید.

 
اهم اهداف این کمیته به شرح ذیل تعریف شده است:

          1- شناسایی و مستندسازی فرایندهای مالی موجود

          2- تجزیه و تحلیل و شناسایی نقاط ضعف و قوت وضعیت موجود

          3- ارائه پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود وضع موجود

          4- طراحی فاز مطلوب

          5- استقرارنظام  جامع مالی در دانشگاه

اقدامات انجام شده در دانشگاه اصفهان

الف)  شناخت رویدادهای مالی

در این مرحله ابتدا ازطریق مصاحبه با مسئولین وکارشناسان واحدهای مختلف ، نسبت به تهیه نسخه اولیه فاز شناخت(تعداد 270 فعالیت ) با شرح و ترتیب ذیل اقدام گردید.

  1. فاز شناخت فرایندها و پرداختهای پرسنلی

  2. فاز شناخت رویدادهای مالی مرتبط با درآمدهای اختصاصی در واحدهای مختلف دانشگاه

  3. فاز شناخت مراحل انعقاد قراردادها

  4. فازشناخت رویدادهای مالی مرتبط با فعالیتهای عمرانی و دفتر فنی دانشگاه

  5. تهیه و تکمیل فاز شناخت رویدادهای مرتبط با انبار و اموال

        در گام بعد  کمیته تخصصی مستند سازی فرآیند های مالی با  بازخوانی و بررسی فرم های مصاحبه انجام شده در خصوص شناخت فعالیت ها و رویداد های مالی  نسبت به بازنویسی و تنظیم نسخه نهایی فاز شناخت  بر اساس فرمت مشخص اقدام نمود. شایان ذکر است  کمیته تخصصی در این مرحله با دعوت از کارشناسان  و روسای ادارات و واحد های مالی از نقطه تظرات کارشناسی در تکمیل فاز شناخت استفاده نمود

ب) تجزیه و تحلیل فاز شناخت

        کمیته تخصصی مستند سازی فرایند ها ی مالی بر اساس مفروضات اولیه (به شرح ذیل ) نسبت به بررسی ،تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت وضعیت فعلی اقدام  نمود

مفروضات پایه در طراحی سیستم جامع مالی:

         1-کاهش و حذف فعالیت های موازی و زائد

         2-شناسایی و ثبت رویداد های مالی در سیستم جامع و یکپارچه مالی

         3-کاهش فعالیت های دستی و افزایش سرعت انجام کار

         4-افزایش کنترل های داخلی

         5-افزایش کارایی و بهره وری از طریق تسهیل در  امکان گزارش دهی متنوع از داده های مالی

         6- برقراری ارتباط سیستمی  واحد های امور مالی با واحد های دیگر دانشگاه به منظور امکان اخذ اطلاعات در حداقل زمان ممکن

         7- ایجاد بانک اطلاعاتی ازکلیه داده های مالی و غیر مالی به منظور امکان اخذ گزارش های مدیریتی

        8- انجام زمان سنجی و کارسنجی رویدادهای مالی در ادارات و واحدهای مالی

 

         لازم به توضیح است همزمان با تهیه فرمت فاز شناخت طراحی و تهیه مدل و نمودار های فرایند های احصا شده در محیط BPMN انجام پذیرفت .

ج ) پیشنهادهای اصلاحی  بهبود وضع موجود

از آنجا که در چشم انداز طراحی فاز مطلوب، تهیه سیستم یکپارچه و جامع مالی ضروری بوده  و استقراراین سیستم با توجه به  ارتباط آن با واحدهای مختلف دانشگاه  زمانبر  میباشد، لذا کمیته  تخصصی براساس امکانات و مقدورات موجود، نسبت به ارائه راهکارهای بهبود وضع کنونی به (با فرض تحقق پیش فرض های فوق )  به شرح ذیل و به معاون محترم اداری و مالی دانشگاه اقدام نمود.

           1- اصلاح فرایند پرداخت حق التدریس و پایان نامه

در این خصوص پیشنهاد گردید از طریق طراحی وب سرویس اطلاعات پرداخت حق التدریس و پایان نامه از سامانه گلستان فراخوان و در نرم افزار امور مالی ثبت گردد. به این ترتیب ضمن کاهش احتمال و ریسک خطا ،اطلات پایه در نرم افزار گلستان درج و ازطریق ایجاد دسترسی در معاونت آموزشی اطلاعات نهایی بصورت سیستمی در اختیار امور مالی قرارمیگیرد.

 

          2-صدور اتوماتیک اسناد حسابداری پرداخت های پرسنلی از اداره حقوق و دستمزد توسط اداره اعتبارات و تنظیم حسابها

از انجا که میزان قابل توجه ازاسناد حسابداری مربوط به پرداخت های پرسنلی میباشد با ایجاد امکان صدور سند حسابداری  از نرم افزار حقوق و دستمزد در نرم افزار مالی حجم قابل توجه ازوقت ونیروی کارشناسی که مصروف به ورود اطلاعات در دو سیستم میگردد ذخیره و در تجزیه و تحلیل داده ای مالی استفاده میگردد.

         3-صدور اتوماتیک اسناد شناسایی درامدهای اختصاصی از سامانه گلستان

         4-پیشنهاد ایجاد واحد نظارت مالی و کنترل های داخلی

         5-ساماندهی درگاه های اینترنتی وصول درآمد درپورتال دانشگاه

         6-اساقرار سامانه قراردادها


د) طراحی و تنظیم فاز مطلوب


         پس از اتمام و تکمیل فاز شناخت ، کمیته تخصصی نسبت به طراحی و تنظیم فاز مطلوب با رویکرد و مفروضات ذیل اقدام نمود:


  1. تهیه معماری فاز مطلوب با توجه به چشم انداز اجرای آن در سیستم جامع مالی

      2. بهره گیری از نتایج حاصل از پیشنهادهای اصلاحی درطراحی فاز مطلوب

 
      3.  بهره گیری از نقطه نظرات کارشناسان و خبرگان امورمالی و اساتید گروه حسابداری دانشگاه اصفهان  
 

      4 . تعریف شاخص های مختلف ارزیابی کارکرد فازمطلوب شامل: زمان انجام فعالیت،  حجم نیروی انسانی بهره وری و کارایی- مکانیزه شدن فعالیت ها

 
 
 
 
جدول عناوین فرایند ها
 
سطح 1سطح 2سطح 3نام فرآیند اصلی

ریاست دانشگاه
معاونت اداری و مالیمدیریت امور مالیحق التدریس و پایان نامه
سایر پرداخت های پرسنلی
پرداخت حقوق
پرداخت عیدی
پرداخت کسورات
پرداخت رفاهی
پرداخت جرائم
پاداش بازنشستگی
حق الجلسه بیرونی
درآمد مهمانسرا از محل استفاده بیرونی
درآمد مهمانسرا از استفاده درونی
درآمد ارزی مهمانسرا(دانشجویان روابط بین الملل)
درآمد دانشکده ها
درآمد مرکز زبان آموزی
درآمد ارزی 
درآمد خانه های سازمانی
آزادسازی سپرده حسن انجام کار
پرداخت معاملات فاکتوری
پیش پرداخت
صورت وضعیت قطعی
صورت وضعیت موقت
درآمد اختصاص از محل اجاره غرفه ها
ابلاغ بودجه
تخصیص بودجه
تهیه صورت های مالی
دریافتی از خزانه
گزارش تفریغ بودجه
گزارش مقایسه عملکرد با بودجه
خرید اقلام مصرفی
خرید انجام خدمات  (تحویل مستقیم)
ابطال ضمانتنامه
اخذ ضمانتنامه
تمدید ضمانتنامه
معاونت آموزشیدرآمد استعداد درخشان
درآمد شهریه 
درآمد مدیریت آموزش های آزاد
درآمد دانش آموختگان
درآمد کمسیون موارد خاص
درآمد صدور کارت دانشجویی
درآمد بنیاد شهید
درآمد انتخاب خردمندانه
هزینه حق الزحمه دانشمندان غیر مقیم
هزینه حق الزحمه کار دانشجویی
هزینه استرداد شهریه
هزینه راننده های استیجاری
هزینه کارت دانشجویی
هزینه های انتخاب خردمندانه
معاونت پژوهشیدرآمد طرح های پژوهشی برون تحقیقاتی
درآمد آزمایشگاه مرکزی 
درآمد مرکز رشد و کارآفرینی 
درآمد مالکیت فکری
درآمد انتشارات 
درآمد کتابخانه مرکزی
درآمد همایش و کنفرانس ها
هزینه حق الجلسه ها
هزینه حق الزحمه 
هزینه ارزیابی اختراعات
هزینه طرح های برون دانشگاهی
هزینه مربوط به پاداش مقالات
هزینه های پسا دکتری
هزینه پایگاه های اطلاعاتی
هزینه سفرهای تحقیقاتی
هزینه کنفرانس ها و همایش ها
هزینه گرنت به اعضای هیئت علمی(پرداخت بصورت علی الحساب)
هزینه گرنت به اعضای هیئت علمی(پرداخت قطعی)
هزینه اعتبار تخصیص یافته به پایان نامه های تحصیلات تکمیلی
هزینه حق التاًلیف کتاب
هزینه حق التحقیق
معاونت دانشجوییدرآمد از محل سلف
درآمد اداره استخر
درآمد مرکز مشاوره
هزینه حق التدریس مرکز مشاوره
هزینه حق الزحمه تشکلات
هزینه حق الزحمه کار دانشجویی
هزینه درخواست کالا و تجهیزات
هزینه مربیگری
معاونت فرهنگیدرآمد برگزاری کلاس ها و دوره ها
درآمد اردوهای دانشجویی
 
 
 
 
 



تاریخ به روز رسانی:
1398/08/08
تعداد بازدید:
4201
Powered by DorsaPortal