برای درک بهتر اینکه چگونه راه حل های ERP می تواند کسب و کار شما را متحول کند، باید بدانید که ERP چیست و  چگونه کار می کند. در اینجا یک مقدمه کوتاه در مورد ERP آورده شده است.

ویژگی مرکزی تمامی سیستم های ERP ، یک پایگاه داده مشترک است که از تمام کاربردهای(توابع) مورد استفاده ی واحدهای تجاری مختلف، پشتیبانی می کند. در عمل، به این معناست که کارکنان در دپارتمان های مختلف – برای مثال حسابداری و فروش – می توانند به اطلاعات یکسانی برای نیازهای خاص خود تکیه کنند.
به جای نگهداری پایگاههای داده و صفحات گسترده جداگانه، یک نرم افزار ERP

تا حدودی گزارش گیری و اتوماسیون یکپارچه را فراهم می کند. برخی از راهکارهای ERP به کارکنان اجازه می دهد تا گزارش ها را از یک سیستم، استخراج کنند. به عنوان مثال، به کمک سفارشات فروشی که به طور خودکار به سیستم مالی وارد می شوند، بخش مدیریت سفارش می تواند سفارشات را سریع تر و دقیق تر پردازش کند، و بخش مالی می تواند سریع تر رزرو ها را متوقف کند.یکی دیگر از ویژگی های رایج ERP ،پورتال یا داشبورد است تا کارکنان به وسیله آن بتوانند ، به سرعت عملکرد کسب و کار در معیارهای کلیدی را شناسایی کنند.

ﭘﺮوژه ﻫﺎی ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ ﻧﺴﺒﺖ ﺑﻪ ﺳﺎﻳﺮ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ﺑﺎ ﻣﺨﺎﻃﺮات ﺑﻴﺸﺘﺮی روﺑﺮو ﻫﺴﺘﻨﺪ . ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰی ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺳﺎزﻣﺎنی از ﻟﺤﺎظ اﻧﺪازه، ﺣﺠﻢ ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ ﻫﺎ و داﻣﻨﻪ ﺷﻤﻮل، ﺑﺰرﮔﺘﺮﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ ﻣﻮﺟﻮد ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ آﻳﻨﺪ . ﻫﺰﻳﻨﻪ اﺳﺘﻘﺮار اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻢ ها ﺑﺴﻴﺎر ﺑﺎﻻ و ﻣﺪت زﻣﺎن ﻣﻮرد ﻧﻴﺎز ﺑﺮای آﻣﺎده ﺳﺎزی ﻧﻴﺰ ﻃﻮﻻﻧﻲ است. در ﻧﺘﻴﺠﻪ ﺿﺮوري اﺳﺖ ﻗﺒﻞ از اﺳﺘﻘﺮار اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻢ اﻫﺪاف دﻗﻴﻖ و روﺷﻦ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺮاي اﺳﺘﻔﺎده از اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻢ و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪي ﻫﺎي ﻛﺴﺐ و ﻛﺎر ﺷﻨﺎﺳﺎﻳﻲ ﺷﺪه و ﻳﻚ ارزﻳﺎﺑﻲ اوﻟﻴﻪ ﺟﻬﺖ ﺗﻌﻴﻴﻦ آﻣﺎدﮔﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺮاي ﭘﻴﺎده ﺳﺎزي اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻢ، اﻧﺠﺎم گردد.

تاریخچه مختصری از واژه ERP

واژه ERP در سال ۱۹۹۰ توسط Gartner ایجاد شد، اما ریشه های آن به دهه ۱۹۶۰ بر میگردد. در آن زمان، این مفهوم برای مدیریت و کنترل موجودی در بخش تولید، به کار برده می شد. مهندسان نرم افزار، برنامه هایی را برای نظارت بر موجودی، تطبیق دادن صورت حساب ها و گزارش وضعیت، ارائه دادند. تا دهه ۱۹۷۰ این سیستم ها برای برنامه ریزی فرایندهای تولید، به سیستم برنامه ریزی مواد مورد نیاز (MRP) تبدیل شده بودند.
در دهه ۱۹۸۰، MRP فرایندهای تولیدی بیشتری را شامل شد و بسیاری، آن را با نام MRP-II یا برنامه ریزی منابع سازمانی صدا زدند. تا سال ۱۹۹۰، این سیستم ها از کنترل موجودی و سایر فرآیندهای عملیاتی فراتر رفته و به سایر کارکردهای پشت صحنه نظیر حسابداری و منابع انسانی گسترش یافتند، که صحنه ای برای ERP ای که ما امروز می شناسیم به وجود آمد.
امروز، ERP تا جایی گسترش یافته است که هوش تجاری (BI) را در برگیرد و در عین حال به کارهای اداری مانند اتوماسیون سازمان یافته فروش (SFA)، اتوماسیون بازاریابی و تجارت الکترونیک، نیز رسیدگی می کند. به دلیل موفقیت های به دست آمده از این سیستم ها ،امروزه شرکت ها در اکثر صنایع – از توزیع عمده تا تجارت الکترونیک – از راهکارهای ERP استفاده می کنند.
علاوه بر این، شرکت های رشد یافته و متوسط، در حال حاضر به سرعت در حال پیاده سازی سیستم های ERP هستند.
راهکار های Software-as-a-Service )SaaS) – و همچنین “رایانش ابری” باعث تسریع این رشد شده اند. راهکار های مبتنی بر ابر(کلود) نه تنها یک نرم افزار ERP را مقرون به صرفه تر می کنند، بلکه پیاده سازی و مدیریت این سیستم ها را آسان تر می کنند. شاید مهمتر از همه، یک ERP-ابری، گزارش گیری به موقع و BI(هوش تجاری)، را فراهم می کند؛ که برای مدیران و کارکنان بسیار ارزشمند است.
در نتیجه، شرکت ها در هر اندازه ای، و طیف گسترده ای از صنایع، درحال انتقال به یک سیستم ERP ابری هستند. به همین دلیل است که سیستم های ERP ابری امروزه بسیار محبوب شده و به سرعت در حال رشد هستند.

ﺗﻌﺮﻳﻒ ﺳﻴﺴﺘﻢ

ﺳﻴﺴﺘﻤﻬﺎی ERP، ﺑﺴﺘﻪ ﻫﺎی ﻧﺮم اﻓﺰاری ﺟﺎﻣﻌﻲ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﻛﻪ ﺑﺼﻮرت راه ﺣﻠﻬﺎی اراﺋﻪ ﺷﺪه ای، ﺑﻪ ﻳﻜﭙﺎرﭼﮕﻲ ﻫﻤﻪ ﻓﺮآﻳﻨﺪﻫﺎ و ﺣﻮزه ﻫﺎی وﻇﻴﻔﻪ ای ﻣﻮﺟﻮد درﻛﺴﺐ و ﻛﺎر ﻛﻤﻚ ﻣﻴﻜﻨﻨﺪ .ﻳﻚ ﻣﺰﻳﺖ اﺻﻠﻲ و اوﻟﻴﻪ اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻤﻬﺎ اﻳﺠﺎد ﺑﺴﺘﺮ ﻧﺮم اﻓﺰاری ﻳﻜﭙﺎرﭼﻪ ﻣﺸﺘﺮک، ﺑﺮای ﻓﺮآﻳﻨﺪﻫﺎي ﻳﻜﭙﺎرﭼﻪ ﻣﻮﺟﻮد در ﻛﺴﺐ وﻛﺎر ﻣﺮﺑﻮﻃﻪ، ﻣﻲﺑﺎﺷﺪ.
اﻳﻦ ﺳﻴﺴﺘﻤﻬﺎ ﻗﺎﺑﻠﻴﺖ اراﺋﻪ ﺧﺪﻣﺖ ﺑﻪ ﺷﺮﻛﺘﻬﺎﻳﻲ در ﻫﺮ اﻧﺪازه و ﺣﺠﻢ ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ و ﻫﺮﮔﻮﻧﻪ ﮔﺴﺘﺮدﮔﻲ ﺟﻐﺮاﻓﻴﺎﻳﻲ را دارا ﻫﺴﺘﻨﺪ .
ERP ﺳﻴﺴﺘﻢ ﺟﺎﻣﻌﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺳﻌﻲ در ﻳﻜﭙﺎرﭼﻪ ﺳﺎزی ﻫﻤﻪ وﻇﺎﻳﻒ و بخش های ﻣﻮﺟﻮد در ﻳﻚ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻳﻚ ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻛﺎﻣﭙﻴﻮﺗﺮی واﺣﺪ، را دارد. ﺑﻄﻮرﻳﻜﻪ ﺑﺘﻮاﻧﺪ ﻧﻴﺎزﻫﺎی ﺧﺎص و وﻳﮋه اﻳﻦ ﺑﺨﺸﻬﺎ را ﻓﺮاﻫﻢ ﺳﺎزد.
ERP ﻳﻚ ﺗﻔﻜﺮ ، تکنولوژیک و ﺳﻴﺴﺘﻤﻲ، ﺑﺮای ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻣﻮﺛﺮﺗﺮ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻳﻚ ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﺖ ﻛﻪ اﻳﻦ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ،از ﻃﺮﻳﻖ خودکارسازی و ﻳﻜﭙﺎرﭼﻪ ﻛﺮدن ﺗﻤﺎم ﻓﺮآﻳﻨﺪﻫﺎ اﻧﺠﺎم ﻣﻲ ﮔﻴﺮد و در ﻧﺘﻴﺠﻪ ﻛﺎراﻳﻲ بیشتر ﺳﺎزﻣﺎن و اﻓﺰاﻳﺶ رﺿﺎﻳﺖ ﻣﺸﺘﺮی را به دنبال دارد.
ERP ، ﻳﻚ راه ﺣﻞ ﻣﺒﺘﻨﻲ ﺑﺮ ﻓﻨﺎوری اﻃﻼﻋﺎت اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺳﺎزﻣﺎن را (ﺗﻮﺳﻂ ﻳﻚ ﺳﻴﺴﺘﻢ یکپارچه با دﻗﺖ و ﻛﻴﻔﻴﺖ ﺑﺎﻻ) در ﻛﻨﺘﺮل ﻣﺪﻳﺮان ﺳﻄﻮح ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺳﺎزﻣﺎن ﻗﺮار ﻣﻴﺪﻫﺪ ﺗﺎ ﺑﻄﻮر ﻣﻨﺎﺳﺐ ﻓﺮآﻳﻨﺪ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰی و ﻋﻤﻠﻴﺎت ﺳﺎزﻣﺎن را ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻧﻤﺎﻳﻨﺪ.

ارزش تجاری

در اصل، ERP به کارکنان کمک می کند تا کار خود را با از بین بردن موانع بین واحدها ، موثر تر انجام دهند. به طور خاص تر، یک راه حل ERP:

• داده های جهانی و به موقع را نمایان می کند که به شرکت ها توانایی رسیدگی به مشکلات را داده و بهسازی را به راه می اندازد.
• انطباق مالی با استانداردهای تنظیم شده را بهبود بخشیده و ریسک را کاهش می دهد.
• عملیات اصلی یک کسب و کار را خودکار می کند.
• خدمات مشتری را با ارائه یک منبع برای صدور صورت حساب و پیگیری رابطه مشتری، بهبود می بخشد.

هنگامی که این مزایا را اضافه می کنید، ارزش ERP بخصوصERPابری-را بخوبی درک می کنید. با یک راهکارERP، کارکنان به اطلاعات دقیق دسترسی دارند که منجر به تصمیم گیری های بهتر و سریعتر می شود. علاوه بر این، نرم افزار ERP فرآیندها و سیستم های اضافی را بین می برد و به طور چشمگیری هزینه های کلی یک کسب و کار را کاهش می دهد.

خصوصیات

سیستم های ERP معمولا شامل ویژگی های زیر می شوند:

• یک سیستم یکپارچه
• عملکرد به موقع (real-time)
• یک پایگاه داده مشترک که تمام برنامه های کاربردی را پشتیبانی می کند
• یک ظاهر پایدار و یکسان در تمام ماژول ها
• نصب سیستم با یکپارچه سازی دقیق نرم افزار/داده، با بخش فناوری اطلاعات (IT)

اجزاء

• پایگاه داده معاملات
• پورتال / داشبورد مدیریت
• افراد(کارکنان)
• نرم افزار

زیر سیستم های ERP

• تولید
• فروش
• بازاریابی
• توزیع
• مدیریت بازرگانی
• حسابداری
• مالی
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت پروژه
• مدیریت انبار
• تعمیر و نگه داری
• حمل و نقل
• تجارت الکترونیک
• لجستیک
• کنترل سقف خرید
• صدور اسناد
• مدیریت زمان بندی

پیاده سازی

هدف ERP ،ایجاد تغییرات قابل توجهی در فرایندهای کاری کارکنان و عملیات می باشد. به طور کلی، سه نوع خدمت، در کمک به اجرای چنین تغییراتی وجود دارد: مشاوره، سفارشی سازی و پشتیبانی. زمان پیاده سازی به اندازه کسب و کار، تعداد ماژول ها، سفارشی سازی، میزان تغییرات فرایندها و آمادگی مشتری برای مالکیت پروژه، بستگی دارد. سیستم های ماژولار ERP را می توان در سطوح مختلف پیاده سازی کرد.یک پروژه معمولی برای یک شرکت بزرگ حدود ۱۴ ماه طول می کشد و به حدود ۱۵۰ مشاور نیاز دارد. پروژه های کوچک می تواند چند ماه طول بکشند؛ دیگر پیاده سازی های بزرگ می تواند چندین سال طول بکشد. سفارشی سازی می تواند زمان پیاده سازی را به طور قابل توجهی افزایش دهد.
علاوه بر این، پردازش اطلاعات، بر کارهای مختلف کسب و کار تاثیر می گذارد، به عنوان مثال برخی از شرکت های بزرگ مانند وال مارت از سیستم just in time (فروش موجودی بدون نگهداری در انبار)استفاده می کنند. این باعث کاهش ذخیره سازی موجودی و افزایش کارایی ارسال، می شود و نیاز به اطلاعات به روز دارد.

مزایا

اساسی ترین مزیت ERP این است که ادغام تعداد زیادی از فرآیندهای کسب و کار، موجب صرفه جویی در زمان و هزینه می شود. مدیریت می تواند سریع تر و با اشتباهات کمتر، تصمیم گیری کند. داده ها در سراسر سازمان قابل مشاهده می باشند. وظایفی که از این ادغام سود می برند عبارتند از:

• پیش بینی فروش، که بهینه سازی موجودی را امکان پذیر می سازد.
• تاریخچه ترتیبیِ هر معامله از طریق جمع آوری اطلاعات مربوطه در هر منطقه از عملیات.
• ردیابی سفارش ، از پذیرش تا تحقق
• ردیابی درآمد، ازطریق صورتحساب و رسید نقدی
• مطابق سازی سفارشات خرید ، رسید های موجودی و هزینه

سیستم های ERP داده های کسب و کار را متمرکز می کنند که:

• نیاز به هماهنگ سازی تغییرات بین چندین سیستم – تثبیت مالی، بازاریابی، فروش، منابع انسانی و برنامه های تولید را از بین می برد.
• برای هر بیت از داده های آماری، مشروعیت و شفافیت را به ارمغان می آورد.
• نامگذاری / کدگذاری محصولات استاندارد را تسهیل می کند.
• یک دیدگاه سازمانی جامع (بدون “جزایر اطلاعات”) ارائه کرده، و اطلاعاتی به موقع برای تصمیم گیری مناسب مدیران، در هر نقطه، و در هر زمان ، ایجاد می کند.
• از اطلاعات حساس، از طریق تلفیق سیستم های چندگانه امنیتی در یک ساختار واحد، محافظت می کند.

فواید

• ERP می تواند. از طریق آسان سازی فرایندهای یک کسب و کار، کیفیت و کارآیی کسب و کار را بهبود بخشد. ERP می تواند منجر به خروجی های بهتر شود. مانند تولید و خدمات مشتری بهتر.
• ERP با ارائه اطلاعات ، از مدیران سطوح بالا، درامر تصمیم گیری ،پشتیبانی می کند.
• ERP یک شرکت را چابک تر و انعطاف پذیر تر می کند تا با تغییرات، بهتر وفق یابد.
• ERP می تواند امنیت داده را بهبود بخشد. یک “سیستم کنترل مشترک”، سازمان ها را مطمئن می کند که داده های کلیدی شرکت در معرض خطر قرار نمی گیرند.
• ERP فرصت های بیشتری برای همکاری فراهم می کند. اسناد، فایل های صوتی و تصویری ، فرم ها، ، ایمیل ها، حالتهای مختلفی از داده در یک سازمان پیشرفته هستند. ERP یک پلت فرم مشارکتی فراهم می کند که به کارکنان اجازه می دهد تا وقت بیشتری را صرف همکاری در محتوا کنند.

انواع نرم افزار ERP

نصب شده در محل و ابری

سیستم های ERP قدیمی اکثرا بزرگ، پیچیده و همگن طراحی می شوند که به سادگی به یک مدل خدمت رسانی ابری، متصل نمی شوند. به همین ترتیب، اکثر سیستم های ERP، به خصوص مدلهای قدیمی بزرگ ، در محل کار، نصب و اجرا می شوند. استقرار یک سیستم ERP جدید در محل، می تواند مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، آموزش مجدد کارکنان، پشتیبانی مداوم برای یکپارچه سازی پایگاه داده، تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش های منظم را شامل شود.
به دلیل اینکه امروزه شرکت های بیشتری شروع به ذخیره داده ها در ابر یا کلود(اینترنت) کرده اند، ارائه کنندگان (فروشندگان) ERP از سرویس های مبتنی بر ابر(کلود) برای انجام برخی از کارکردهای ERP استفاده می کنند – به ویژه آن کارکردهایی که به تلفن همراه متکی هستند. ماژول های مبتنی بر ابر، به راحتی می توانند به هم متصل شوند، که می تواند هزینه و پیچیدگی یک استقرار را کاهش دهد. در برخی موارد، شرکت ها از کارکردهای ابری ترکیبی استفاده می کنند که در آن بخشی از مجموعه نرم افزار ERP در محل اجرا می شود و بخشی از آن در ابر(اینترنت) اجرا می شود.
بعضی از شرکت ها به دلایل مختلفی از قبیل رسیک امنیت سیستم و یا از دست دادن کنترل داده ها ،مخالف قرار دادن سیستم ها و برنامه های کاربردی در ابر(اینترنت) هستند. سایر شرکت ها در صنایع بسیار مقرراتی یا سازمان های دولتی ممکن است از لحاظ مکان جغرافیایی برای استقرار سیستم ها و داده ها، محدود(در مضیقه) باشند.

تعداد زیادی از فروشندگان ERP با طیف گسترده ای از توابع و گزینه های نصب و راه اندازی در محل و یا ابر وجود دارند.
پلتفرمهایی که به طور گسترده در حال گسترش هستند، عبارتند از SAP، Oracle و Microsoft Dynamics، که همه آنها دارای سیستم های ERP چند منظوره و گزینه های نصب و راه اندازی محلی و ابری هستند. مشتریان آنها شامل شرکت های بزرگ و کسب و کارهای کوچک و متوسط هستند.
بسیاری از فروشندگان کوچکتر ERP دارای قابلیت های تخصصی، برای فرآیندهای کسب و کار مانند زنجیره تامین، امور مالی، مهندسی، تحقیق و توسعه و منابع انسانی، و همچنین توابعی هستند که بر صنایع خاص مانند تولید، خرده فروشی، مراقبت های بهداشتی و یا بخش عمومی تمرکز می کنند.

پشتیبانی ERP

فروشندگان ERP ، مدل های پشتیبانی مختلفی را برای سیستم های ERP فراهم می کنند که بستگی به نوع قرارداد با مشتریان دارد.
خدمات پشتیبانی معمولا سطوح مختلفی دارند- از پشتیبانی تلفنی تا مشاوره – و هزینه های مرتبط. و همچنین شامل خدماتی مانند رفع اشکال، حل و فصل حوادث، پچ(هماهنگ) کردن، و به روز رسانی و ارتقاء ، می شوند